ペーパーレス会議

ペーパーレス会議での注意点とは

すでにペーパーレス会議を導入されている企業でも、最大限にメリットを活かしきれているかはわかりません。ペーパーレス会議には従来の会議とは違った課題も存在するため、そうした課題を解決してから臨むことが大切です。
一つ目の懸念材料は、IT化に慣れていない世代の対応です。いきなりペーパーレス会議に移行しても対応することができず、スムーズな会議にならない可能性も否定できません。そのため、事前にそうした社員に対して十分な説明をしておくことで、いざ会議が始まってからトラブルが発生しないように注意する必要があるのです。例えば、不慣れな方が多いようなら、クラウド内もシンプルな構造に仕上げることも大切な工夫の一つです。
また、クラウド化する以上、セキュリティは万全にならなければなりません。ペーパーレス会議はシュレッダーで資料を処理する訳にはいかないため、外部に漏れないよう最新の注意を払ってクラウド設定を行う必要があるのです。これも、ITに不慣れな方には難しい設定となりがちなため、しっかりとしたサポートが必要になります。
大切なのは、会議に参加する全員がしっかりと理解した上で、ペーパーレス会議を行うことです。最初から完璧に理解することは難しいかもしれませんが、なるべく早い段階で理解を深められるようにしましょう。