ペーパーレス会議

画面記憶世代に有効なペーパーレス会議

もし会議を、クラウドを用いたペーパーレス会議で行うとしたらどうなるのでしょうか。おそらく、最もオーソドックスな方法はスクリーンにプレゼンターが事前に作った資料を映し出し、それを参考にしてもらうという方法でしょう。最初から最後まで全てプレゼンターの声のみという方法もありますが、それは会議内容によって向き不向きが分かれるところもあります。スクリーン上に資料やデータを映し出すという手法は、特に画面記憶世代に有効です。
画面記憶世代とは、パソコンや携帯が生まれた時から活用されており、クラウド上のデータやゲーム内容などは鮮明に記憶できる若い世代のことです。彼らはもちろん勉強をする時は紙を使うわけですが、楽しいゲームの内容の方がよく頭に残るのは、画面から得る情報処理能力が長けているからです。ゲームは悪いと頭ごなしに言う世代がその親世代に当たるわけですが、それを開発したのはその世代であり、環境がそうさせたのです。
そしてこの画面記憶という能力を会議で有効に使うのです。なかなか新入社員が伸びてくれないという場合は、是非ペーパーレス会議を取り入れてみましょう。紙を使うよりも画面から入ったクラウド情報というのは案外頭に残ってくれるかもしれません。講義形式より、参加型のペーパーレス会議にすることでより覚えてくれるでしょう。

ペーパーレス会議が増えた理由またメリット

近年ペーパーレス化に伴った会議が増えていると耳にすることが多くなってきています。今回ペーパーレス会議が増えた理由とペーパーレス会議のメリットを考えて行きたいと思っております。まず一つ目のメリットは印刷にかかるコストを削減できるところにあると考えます。また印刷の手間が省けるため人員削減までは行かないにも、ひとりあたりの仕事が少しでも減らせると考えます。
二つ目に紙媒体ですと情報が誤っていた場合、その箇所を修正するためにはひとりひとりがメモをとり書き直す修正をするか、ひとりひとりが理解する情報を誤らないように代表者が修正し、また印刷して正しい印刷物を配布するという方法を取ると考えます。しかしながら紙媒体でなくPCなどにクラウド情報を入れておき、それを元に会議をし、万が一誤った情報があった場合にもその場でその箇所を代表者が修正し、その場でクラウド情報共有をすれば紙媒体のようにもう一度正しい資料を配布しなおすような手間はかからない。
私はこの情報共有のしやすさに非常にメリットを感じています。私自身も現在会議を行う際にはPCに共有するクラウド情報を入れ、会議をしております。紙媒体で会議をするよりもスムーズに物事が進むようになり、またひとりひとりの認識も紙媒体で会議を行っていたときよりも合うようになったと認識しております。

会議内容を忘れにくくなるメリット

クラウドを使ったペーパーレス会議を取り入れることについて色々な意見が出ていますが、メリットとしてはクラウドを使ったペーパーレス会議の出席者が会議内容を忘れにくいということがあります。何故そうなるのかというと、レポートなどの頼るものが一切ないということは、自分でプレゼンターの言うことを理解し覚えていなければならないということです。全てを覚えるのが困難ならば、自分で重要点を見つけ出し、ピックアップするという能力も必要で、そのためには頭を使います。
頼るべきものがないというのは一見マイナスなイメージとして捉えられがちですが、その分を自分の頭で補うからこそ会議内容を忘れないでいてもらえるのです。この手法を使えば、普段から会議には冴えた頭がないといけないと参加者に認識してもらえ、気合いの入った有意義な会議になります。
会議が活発になればその分会社に対しての案が新しく出ますし、活性化された頭で湧いてくる新しいアイデアを得られる可能性が高まります。皆で切磋琢磨し、誰もが参加できる会議にするためには有効な手段と言えるでしょう。新規案件があるなら特にこの手法というのは使えるかもしれません。このような理由で、クラウドを使ったペーパーレス会議を取り入れる会社が増えてきています。


業務が簡素化されミスが少なくなるだけでなく、忘れるといった人間にとっては仕方のないこともかなり防げるようになるのが、ぺーパーレス会議でクラウドを導入する良さではないかと思います。現状さまざまなミスが重なって苦労しているというのなら、ぜひクラウドを導入して、ミスの少ないペーパーレス会議を実現してください。